Trattamento “Volontari”
Informativa all’Interessato

Categorie e Dati oggetto del Trattamento
Oggetto del trattamento sono le persone fisiche (e giuridiche) esterne ai Contitolari del trattamento che hanno deciso di contribuire alle attività dell’Ente con attività di volontariato a supporto delle attività di raccolta fondi oppure di manifestazioni con l’obiettivo di divulgare e sensibilizzare sul territorio le attività dei Contitolari.
I dati compresi nel Trattamento sono o possono essere: nome, cognome, indirizzo mail, codice fiscale/partita iva, indirizzo postale, numero di telefono, età, professione, estremi documento d’identità, data e luogo di nascita.
All’interno dell’attività di volontariato potranno essere effettuate immagini e riprese nella quale i volontari possono essere riconoscibili.

Finalità e modalità del Trattamento
I Suoi dati sono stati raccolti sono utilizzati al momento dell’iscrizione quale socio e durante il Suo volontariato. Il conferimento dei dati è obbligatorio e esplicitamente consentito, l’eventuale rifiuto di fornire i dati comporta il mancato perfezionamento del rapporto di volontariato. I dati sono trattati per le finalità istituzionali dei Contitolari, nonché quelle amministrative ad esse strumentali, ed in particolare per l’instaurazione e gestione del rapporto di volontariato secondo le normative e gli obblighi vigenti.
I Suoi dati sono trattati per informare su iniziative, attività e progetti di Contitolari, per inviare la newsletter e il materiale informativo riservato in formato cartaceo e digitale, così come per richiedere l’adesione a campagne di raccolta fondi e sensibilizzare sulle tematiche statutarie. L’attività di raccolta fondi dei Contitolari comprende attività di impresa sociale, i dati possono quindi essere trattati per diffondere proposte commerciali unicamente al fine di garantire il raggiungimento degli obiettivi statutari dei Contitolari.
Le immagini sono riprese con l’obiettivo di promuovere e diffondere le attività dei Contitolari e rendicontarne le diverse azioni.
I moduli di consenso sono custoditi in forma cartacea in un apposito classificatore presso la sede del Responsabile del Trattamento o nelle sedi dei Contitolari.
I dati raccolti sono inseriti in file di archiviazione e in un programma specifico per la gestione delle newsletter.
I contitolari si riservano, indipendentemente dal rapporto di Volontariato, di trattare indefinitamente i dati personali al fine di tenere aggiornato l’interessato sulle proprie attività e di inviargli richieste di donazioni.
Le comunicazioni informative relative a iniziative, attività e progetti di Contitolari, nonché la proposta di aderire a campagne di raccolta fondi e/o commerciali saranno inviate all’Interessato in formato cartaceo e digitale. Nel caso di campagne specifiche di raccolta fondi e/o commerciali l’Interessato potrà essere contattato telefonicamente.
I dati sono memorizzati nel server con le migliori misure di sicurezza presso l’azienda Metis Web – MWD Srl Via Fermi, 11/a 37135 Verona con la quale è stato sottoscritto specifico DPA.

Consenso ai dati attualmente trattati
I Contitolari dispongono di un apposito consenso rilasciato dagli Interessati in formato cartaceo o digitale.
A partire dal 25 maggio 2018 si richiede uno specifico consenso a norma GDPR a tutti gli Interessati per ricevere comunicazioni e proposte (descritte dalle finalità di tale Trattamento) tramite newsletter, posta ordinaria e telefono. L’iscrizione alla newsletter può avvenire anche tramite sito web e grazie alla compilazione di un modulo di consenso.
Vista la facile procedura di disiscrizione dal servizio di newsletter (mezzo utilizzato in prevalenza) alle persone che si sono iscritte del 25 maggio 2018 non verrà richiesto il rinnovo del consenso. I Contitolari si impegnano a comunicare a tutti gli iscritti nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679 a proteggere i dati raccolti e comunicare all’Interessato:

• che dispongono di alcune categorie di dati personali a loro riferite
• le modalità del trattamento degli stessi
• le finalità di questo trattamento e la sua legittimità
• i diritti dell’interessato (accesso, rettifica, cancellazione)
• l’esistenza di una Informativa all’Interessato.

La stessa comunicazione verrà fatta al primo invio tramite posta ordinario di materiale informativo e/o proposte a tutti gli Interessati.

Esercizio dei diritti di accesso, modifica, cancellazione
Ai sensi degli articoli 13, comma 2, lettere (b) e (d), 15, 17,18, 19, 20 e 21 del Regolamento, si informa che i principali diritti dell’Interessato sono:

• L’Interessato ha il diritto di chiedere al titolare del trattamento l’accesso ai Dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento, oltre al diritto alla portabilità di Dati;
• L’Interessato ha il diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo e segnatamente al Garante per la protezione dei dati personali, seguendo le procedure e le indicazioni pubblicate sul sito web ufficiale dell’Autorità su www.garanteprivacy.it
• L’interessato ha il diritto di ottenere dal Titolare del Trattamento la conferma o meno che sia o meno in corso un trattamento Dati e di ottenere l’accesso agli stessi ed alle conseguenti informazioni: le finalità del trattamento, le categorie di dati personali in questione, i destinatari o le categorie di destinatari a cui i Dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se destinatari; ove possibile il periodo di conservazione dei dati previsto; l’esistenza del diritto dell’Interessato di chiedere al Titolare del Trattamento la rettifica o cancellazione dei Dati personali o la limitazione del trattamento; il diritto di proporre il reclamo a un’autorità di controllo; qualora i dati non sia raccolti presso l’Interessato, tutte le informazioni disponibili sulla loro origine

In qualunque momento l’Interessato può richiedere se disponiamo di dati che lo riguardano e quali, di modificarli o di cancellarli in tutto o in parte tramite modulo disponibile presso le sue sedi. Accetterà comunque anche richieste – purché scritte e firmate – che gli pervenissero in altro modo. La Fondazione Più di un Sogno e i Contitolari si impegnano ad evadere tale richiesta nei tempi più brevi possibili.

Rischi per l’interessato
I Contitolari rilevano che esiste un ridotto rischio che i dati riguardanti l’interessato siano acceduti e diffusi da terzi per in modo illegale per via informatica o altro.
I Contitolari hanno individuato queste fonti di rischio:

• Modifiche accidentali o volontarie dei dati personali;
• Illegittima violazione del database;
• Utilizzo dei dati in modo scorretto o diverso da quanto dichiarato agli utenti.
• Distruzione, perdita, danneggiamento, modifica o divulgazione non autorizzata
• Accesso non autorizzato agli strumenti informatici
• Accesso non autorizzato nei locali in cui avviene il trattamento dei dati
• Trattamento non consentito

Misure di riduzione del rischio
I Contitolari adottano idonee e preventive misure per la sicurezza atte a salvaguardare la riservatezza, l’integrità, la completezza, la disponibilità dei dati personali.
Sono diverse le misure messe in atto per la limitazione del rischio:
I dati non sono soggetti a ulteriori Trattamenti da parte di terzi salvo i Contitolari e i Responsabili
I dati non sono condivisi con alcuna persona fisica o giuridica esterna ai Contitolari e ai Responsabili
All’interno della Fondazione e dei contitolari solo persone autorizzate al trattamento dei dati personali possono accedere a tali dati sotto l’autorità diretta dei Contitolari attraverso delle autorizzazioni specifiche di accesso alle varie cartelle del server.
La documentazione cartacea contenente i Dati è conservata in appositi armadi
Tutto il personale dipendete e collaboratore è adeguatamente formato ai fini del GDPR.
I Contitolari mantengono le informazioni solo strettamente necessarie per dare seguito al servizio richiesto
I dati vengono trattati con l’ausilio di strumenti informatici, attraverso supporti cartacei e archiviati in un database. A questo database hanno accesso solo persone espressamente indicate dalla Fondazione Più di un Sogno e dai Contitolari che vi accederanno solo tramite loro password.

Durata del Trattamento dati
I Suoi dati saranno conservati per tutto il tempo necessario per l’adempimento degli obblighi normativi connessi al rapporto di volontariato e saranno conservati, anche successivamente la chiusura del rapporto di volontariato. Le schede di adesione e i moduli di consenso cartacei relativi all’attività di volontariato sono custoditi indefinitamente dai Contitolari.
I Suoi dati utilizzati ai fini informativi e divulgativi sulle attività dei Contitolari, descritti nel dettaglio in precedenza, saranno conservati fintanto che l’Interessato non ne richiederà esplicita rettifica o cancellazione considerato l’interesse dei Contitolari a ricevere sostegno economico e nel condividere le proprie iniziative da parte di tutte le persone disponibili a supportare progetti di interesse sociale e collettivo. I moduli di consenso relativi saranno conservati dai Contitolari per 10 anni.
Le immagini saranno utilizzate e conservate fintanto che l’Interessato non ne richiederà esplicita rettifica o cancellazione. Le immagini riprese da dipendenti, collaboratori sono cancellate, in breve tempo, dopo il loro trasferimento al Responsabile del Trattamento. Le immagini ricevute e ritenute non utilizzabili sono cancellate al più presto e comunque entro la fine dell’anno solare. Le immagini presenti sui social media sono cancellate entro cinque anni dalla loro pubblicazione. Le immagini che restano in archivio sono cancellate dopo 5 anni con l’eccezione di poche immagini ‘storiche’. I moduli di consenso cartacei sono invece custoditi indefinitamente dai Contitolari.

Data Breach
Nel caso in cui i Contitolari subiscano il furto dei dati e abbiano motivo di credere che siano stati divulgati dati personali sensibili (data breach) attiverà – se del caso – una segnalazione alla Autorità garante e comunicherà l’accaduto a tutti gli interessati.

Legittimità e base giuridica del trattamento dati
Il trattamento in questione comporta un rischio sensibile per la privacy dell’Interessato.
Tuttavia considerando che:

• I dati sono necessari per la miglior esecuzione dei servizi richiesti.
• I dati non saranno mai condivisi con nessuna altra persona giuridica o fisica salvo i contitolari e i responsabili.
• Sono messe in atto procedure di sicurezza che riducono il rischio di accesso indebito o divulgazione dei dati.
• Stata approntata e messa a disposizione una dettagliata Informativa agli Interessati.
• Agli Interessati è stata inviata una comunicazione a norma GDPR.
• È possibile in ogni momento esercitare il diritto di accesso, modifica e cancellazione dei dati.
• Gli Interessati hanno firmato un consenso esplicito e specifico.
• I Contitolari ritengono che il Trattamento dati in questione sia legittimo e conforme allo spirito e alla lettera del Regolamento europeo per la protezione dei dati personali 679/2016 e ritengono di avere la base giuridica per proseguirlo.
• Contitolari, Responsabile, Dpo.

Contitolari del Trattamento denominato “Donatori” sono:

• Fondazione Più di un Sogno Onlus, via Chiarenzi, 3 37059 Zevio (VR) privacy@piudiunsogno.org
• Vale un Sogno Società Cooperativa Sociale, via Garibaldi, 5 int.27 – 37057 San Giovanni Lupatoto (VR) mail : privacy@valemour.it
• Vale Un Sogno 2 Società Cooperativa Sociale, Via Castellino, 11/C, 10141, Torino mail : privacy@valemour.it

Responsabile del Trattamento è la Fondazione Più di un sogno.
Responsabile Esterno del Trattamento è la società Metis Web – MWD S.r.l. Via Fermi, 11/a – 37135 Verona – con la quale è stato sottoscritto specifico DPA.

Il Contitolare, vista la scala dei dati trattati non ritiene al momento necessario nominare un Responsabile per la protezione dei dati (DPO).

Qualunque motivo di insoddisfazione potrà essere da Lei riportato alla Autorità Garante per la protezione dei dati personali, Piazza Venezia, 11 – 00187 Roma, tel.: 06.696771, e-mail: garante@gpdp.it.